Как списать испорченный товар в системе Честный знак?

Списать испорченный маркированный товар в Честном знаке нужно через операцию “вывод из оборота” по причине порча/утрата/уничтожение, чтобы коды маркировки перестали числиться у вас на остатках и не “всплыли” при проверках. Делается это не через продажу и не через УПД, а отдельным документом вывода с указанием конкретных КМ.

Нормативная логика и что проверяют

Маркировка — это учет жизненного цикла единицы товара по коду маркировки: выпущен/введен в оборот → перемещается по цепочке → выводится из оборота (продажа, экспорт, уничтожение, утрата и т.п.). Если товар физически испорчен, но в системе коды продолжают числиться “в обороте” на вашем участнике, для контролеров это выглядит как необоснованные остатки или непрослеживаемое выбытие.

Ключевой риск — несоответствие фактических остатков складу и “остатков” по КМ в системе. Поэтому важно: (1) правильно выбрать тип операции (вывод из оборота), (2) указать корректное основание (порча/уничтожение/утрата), (3) иметь первичные документы по списанию.

Что делать на практике (пошагово)

1. Зафиксируйте факт порчи по складу: проведите инвентаризацию/осмотр, оформите внутренний акт (обычно используют акт о порче/бой/лом + акт списания по форме, принятой в учетной политике; часто применяют ТОРГ-16/аналог). В акте должны быть: наименование, количество, причины, комиссия/ответственные, дата.
2. Проверьте статус кодов маркировки в Честном знаке: коды должны числиться у вашей организации на остатках (в обороте). Это важно, потому что вывести можно только то, что “висит” на вас.
3. Сформируйте в Честном знаке документ “Вывод из оборота” (в ЛК или через интеграцию):
   • выберите причину — обычно “порча/утрата” или “уничтожение” (формулировки зависят от товарной группы);
   • укажите дату события (реальную дату списания по акту, без “задним числом”);
   • внесите перечень КМ (сканированием/загрузкой списка);
   • подпишите и отправьте документ (как правило, УКЭП).
4. Если товар реально уничтожается/утилизируется: дополнительно оформите акт уничтожения/утилизации (внутренний или от подрядчика по утилизации — если привлекаете стороннюю организацию). Это не “требование ЧЗ само по себе”, но на проверках хорошо закрывает вопрос “куда делся товар физически”.
5. Сверьте остатки: после обработки документа убедитесь, что коды сменили статус и больше не числятся в обороте у вас на остатках.

Нюансы, от которых зависит сценарий

• Если товар еще не был введен в оборот (коды напечатали/нанесли, но “в оборот” не вводили): в ряде товарных групп корректнее не делать вывод из оборота, а оформить операцию, связанную с аннулированием/списанием КМ (если предусмотрено функциональностью группы). Логика простая: нельзя “выводить из оборота” то, что в оборот не вводили. В этом месте важно оттолкнуться от статуса КМ в системе.
• Если порча выявлена после приемки по ЭДО (вы получили товар от поставщика): сначала урегулируйте с поставщиком, что происходит с маркированными единицами (возврат/корректировка/списание у вас). Ошибка — списать у себя, хотя юридически товар должен быть возвращен и коды должны уйти обратно поставщику соответствующим документом.
• Розница: не пытайтесь “пробить” испорченный товар через кассу как продажу/возврат ради вывода — это создает лишние налоговые и кассовые следы. Для списания на складе используется именно вывод из оборота по причине порчи/утраты/уничтожения.

Типичные ошибки бизнеса

• Списывают в бухучете, но не выводят КМ из оборота — в ЧЗ остаются “вечные” остатки.
• Выводят из оборота не те коды (перепутали партии/упаковки, не сделали сверку сканированием).
• Оформляют вывод “задним числом” без первички — на запросе документов нечем подтверждать дату и причину.
• Путают операции: вывод из оборота товара vs списание/аннулирование самих кодов (когда товар не введен в оборот).

Если напишете товарную группу (обувь/легпром/косметика/вода/молочка и т.д.) и статус кодов (в обороте или нет), я подскажу точную операцию и наиболее безопасную причину вывода именно для вашей категории.